Сотрудники АО «Гринатом», реализуя свои ПСР-проекты, не раз подтверждали наблюдения сторонних экспертов. Прежде чем использовать цифровые инструменты для повышения качества или сокращения времени предоставления услуг, необходимо оптимизировать процесс: провести анализ проблем, оценить риски, устранить возможные потери, стандартизировать и унифицировать шаблоны и документацию. И уже в отлаженном процессе применять инструменты автоматизации, например, внедрять программных роботов.
Ярким примером синергии инструментов бережливого производства и цифровых технологий стал ПСР-проект «Оптимизация процесса работы с изменениями в СУ ИТ1», реализованный в 2021 году в управлении инфраструктурных сервисов АО «Гринатом». Основными задачами ПСР-проекта команда определила сокращение времени протекания процесса и рациональное использование ресурсов экспертов и ведущих специалистов, задействованных в процессе работы с изменениями в СУ ИТ. В команду проекта вошли начальник управления инфраструктурных сервисов, эксперт отдела ИТ-архитектуры и представители отдела экспертизы и координации.
На старте проекта были отмечены следующие проблемы: большое количество времени тратилось на решение рутинных задач; была задействована высокая доля ручного труда в процессе, что приводило к возникновению ошибок. Сложность выбранного к оптимизации процесса заключалась в том, что типизировать инфраструктурные изменения практически невозможно. В каждом изменении должны быть учтены входящие данные: какие информационные системы (ИС) и сервера затрагивает изменение, есть ли возможность проведения работ в рабочее время. Также ограничителем выступила и сама СУ ИТ. Изменения должны были проводиться в соответствии с правилами системы, а она подразумевает ручной подход к работе. В результате был придуман робот, автоматизирующий действия координатора при создании изменений.
Новая организация работы была выстроена следующим образом. Все данные, необходимые для создания изменения, координатор указывает в шаблоне, далее размещает шаблон в библиотеке документов. Робот читает файл и запускается по следующему алгоритму:
1) проверяет корректность заполнения файла. В случае отсутствия данных, уведомляет пользователя об ошибке. В случае корректного заполнения, переходит к созданию изменений в СУ ИТ.
2) Создает изменения и задания в СУ ИТ, переводит созданное изменение в фазу «Утверждение», уведомляет автора запроса о завершении работы.
3) Осуществляет мониторинг статусов созданных изменений и уведомляет ответственных лиц в случае изменения статуса.
В результате реализации этого проекта было сокращено время протекания процесса на 50% и зафиксировано снижение ошибок при наполнении изменений заданиями. Повысилась обучаемость новых сотрудников. Создание робота также поспособствовало оптимизации процессов проведения внутреннего аудита информационных систем, передачи ИС в техническую поддержку, развертыванию ПАК СБИС2 и других. Эксперты были переведены с реализации типовых изменений на участие в более сложных. «Этот проект помог нам сэкономить ресурсы, и на сегодняшний день полученный опыт применяется в департаменте информационных технологий по другим типам стандартных изменений», – поделился начальник управления инфраструктурных сервисов АО «Гринатом».
После реализации проекта команда продолжила работать над типовыми шаблонами изменений для ДИТ. В результате были разработаны шаблоны стандартных изменений жизненного цикла закрытого корпоративного облака (ЗКО), среди которых - создание виртуальной машины в ЗКО, открытие сетевых взаимодействий и другие. Все шаблоны применимы в работе как через робота для инициализации изменения в СУ ИТ, так и через шаблоны в СУ ИТ. На текущий момент разрабатываются шаблоны стандартных изменений, связанные с метрокластером.
Несомненно, роботизация применима и эффективна для большинства направлений деятельности: бухгалтерия и налоговый учет, документооборот, управление персоналом, финансы, закупки, логистика, ИТ. На текущий момент командой отраслевой программной роботизации создано и запущено в эксплуатацию более 400 роботов, которые выполняют более 10 млн. операций в год, роботизированы 48 систем и приложений, более 200 сотрудников избавлены от рутины.
«Использование роботов будет успешным в случае, когда процесс стандартизирован, повторяется и реализуется в информационных системах. Внедряя роботов в свои процессы, вы создаете возможность не только повысить скорость и качество выполнения повторяющихся операций, но и возможность увеличить количество услуг и заказчиков с сохранением текущей численности сотрудников, тем самым увеличить прибыль подразделений», – комментирует Владимир Журавлев, руководитель отраслевой роботизации АО «Гринатом». Команда отраслевой роботизации помогает рассчитать экономическую эффективность роботизации процесса, обеспечивает непрерывное и качественное функционирование программных роботов, на постоянной основе информирует заказчика о фактических эффектах.
Сегодня мы имеем уникальную возможность найти ключ к снижению производственных затрат при одновременном повышении производительности труда за счет правильной комбинации цифровизации и традиционных инструментов бережливого производства.
